Kebijakan Penyimpanan dan Penomoran Rekam Medis

Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dengan adanya rekam medis proses pelayanan kesehatan dapat berlangsung secara terintegrasi dan berkelanjutan. Selain isi rekam medis yang lengkap, akurat dan terintegrasi, sebagai bagian dari upaya meningkatkan kualitas rekam medis, pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis tersebut juga memegang peranan penting dalam menunjang kualitas rekam medis. Dua teknik penyimpanan yang banyak digunakan yaitu family folder dan personal folder.

Puskesmas Sanden merupakan salah satu puskesmas di bantul yang pengelolaan penyimpanan rekam medisnya menggunakan sistem family folder dan personal folder. Kebijakan ini telah dilaksanakan sejak tahun 2015 lalu. Sistem penomoran family folder biasanya terdiri dari penggunaan sepasang angka extra yang menunjukan posisi seseorang di dalam keluarga, penggunaannya kadang memiliki kekurangan seperti pencarian berkas rekam medis lama karena petugas kesehatan harus memeriksa kembali identitas pasien menggunakan kartu keluarga dan pada kasus kehilangan berkas rekam medis, data rekam medis seluruh anggota keluarga yang bersangkutan juga akan hilang karena penyimpanan semua file anggota keluarga lainnya berada dalam satu map. Pada sistem penyimpanan menggunakan personal folder, penomoran didasarkan atas domisili pasien yang berarti didasarkan atas tempat tinggal pasien saat ini. Dengan demikian, apabila pasien datang dengan tidak membawa kartu pengobatan maupun kartu jaminan, maka pasien hanya perlu menyebutkan nama dan alamat tinggalnya saja. Puskesmas Sanden menggabung kedua jenis penyimpanan ini dengan ketentuan untuk sistem penomoran menggunakan sistem family folder, sedangkan untuk lokasi penyimpanannya di rak menggunakan sistem personal folder. Misalnya untuk pasien yang domisili di desa Murtigading, maka penanda berkas rekam medis wilayah tersebut menggunakan warna hitam, contoh lainnya untuk pasien yang berdomisili di desa Gadingharjo digunakan warna hijau. Pada pasien yang domisilinya di luar wilayah Kecamatan Sanden penanda yang digunakan adalah dengan warna ungu.

Hal yang masih menjadi kekurangan sistem personal folder adalah penyimpanannya yang membutuhkan tempat yang lebih luas dan terkadang terjadi duplikasi penomoran sehingga satu nomor rekam medis dapat digunakan untuk dua orang. Menurut wawancara pada Oktober lalu, untuk mengatasi masalah tersebut Puskesmas Sanden dapat mengurangi luas penyimpanan berkas rekam medis dengan memodifikasi ukuran dan bentuk map yang digunakan sehingga lebih minimali dan menggunakan tempat yang lebih sempit. Terkait  dengan kejadian terjadinya penggandaan rekam medis, petugas pendaftaran dapat melakukan pengecekan ulang data pasien menggunakan identitas minimal pasien seperti nama, tempat tinggal, dan waktu lahir pada sistem di komputer.

Dengan menerapkan kebijakan ini beberapa aktor yang terlibat antara lain kepala puskesmas, petugas rekam medis, petugas pendaftaran, dokter, dan pasien. Selain itu yang terlibat yang terlibat secara tidak langsung antara lain adalah dinas kesehatan dan menteri kesehatan. Untuk petugas rekam medis berikut yang terlibat di dalamnya

1.      Kepala Instalasi

·         Mengatur serta mengawasi pelaksanaan kegiatan rekam medik

·         Memberi pengarahan pelaksanaan tugas staf Rekam Medik

2.      Bagian Produksi dan Filling

·         Pengadaan berkas rekam medik

·         Merakit berkas rekam medik

·         Menyimpan berkas rekam medik

·         Menyusun berkas rekam medik sesuai tata cara penyimpanan

·         Mengontrol keluar masuknya berkas rekam medik

3.      Bagian Assembling dan Analisis

·         Merapikan form rekam medik sebelum dianalisis berdasarkan ketentuan

·         Menganalisis kelengakapan status pasien yang terdapat di form rekam medik.

·         Jika belum lengkap, maka dikembalikan ke dokter atau perawat bersangkutan

4.      Bagian Koding dan Indeksing

·         Mengkode penyaki dansebab kematian sesuai ICD-10

·         Mencatat pasien berdasarkan kode penyakit

5.      Bagian Pelaporan

·         Sensus harian di tiap unit puskesmas

·         Pelaporan ke Dinkes

Artikel ini ditulis oleh 

[Yuliana Sintia 42160037]

[Larryan Mesak Meok 42160045]